Regulamin serwisu Kosztomat

wersja 2026-09-23 · obowiązuje od 2026-09-23

§1. Kto świadczy usługę i dla kogo

1. Usługodawcą jest Robert Spyra IT, ul. Wojciecha Sapety 40, 41-407 Imielin, NIP 6462795706, REGON 360068000 (dalej: „Usługodawca”); działalność wpisana do CEIDG. Zasady przetwarzania danych opisuje osobna Polityka prywatności. Kontakt we wszystkich sprawach — także RODO i usunięcia danych: kontakt@kosztomat.com.pl, tel. +48 609 194 726.
2. Serwis Kosztomat (dalej: „Serwis”) jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców (B2B). Rejestrując firmę, oświadczają Państwo, że działają w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorcę, który zawarł umowę, nazywamy dalej „Klientem” albo „Użytkownikiem” — oba słowa znaczą w tym regulaminie to samo.
3. Umowa o korzystanie z planu bezpłatnego zostaje zawarta z chwilą założenia konta i akceptacji niniejszego regulaminu (forma dokumentowa). Każde zamówienie płatnego okresu lub pakietu bez limitów stanowi odrębną umowę o płatną usługę, zawieraną z chwilą potwierdzenia zamówienia przyciskiem „Zamawiam i płacę" — na warunkach regulaminu obowiązującego w tej chwili. Umowy o płatne okresy i pakiety są wykonawcze wobec umowy o konto: ich zakończenie nie zamyka konta i nie uruchamia usunięcia danych — o tym decyduje wyłącznie zakończenie umowy o konto (§9). Zapis o akceptacji — kto, kiedy, która wersja — przechowujemy jako dowód zawarcia umowy, a potwierdzenie zamówienia wysyłamy na adres e-mail konta.
4. Część Klientów prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, a umowa z nami nie ma dla nich charakteru zawodowego (nie zajmują się oprogramowaniem, tylko np. instalacjami). Prawo nazywa taką osobę przedsiębiorcą na prawach konsumenta i przyznaje jej część ochrony konsumenckiej. Tam, gdzie ma to znaczenie — odpowiedzialność (§6), odstąpienie od umowy (§8) i właściwość sądu (§10) — piszemy o tym wprost.

§2. Co robi Serwis

1. Serwis analizuje faktury zakupowe Państwa firmy: pobiera je z KSeF (tokenem, który generują Państwo sami, wyłącznie z uprawnieniem odczytu) albo przyjmuje wgrane pliki faktur — XML z KSeF, PDF, także skany — i liczy na nich historię cen, strukturę wydatków, sygnały wzrostów oraz porównania z cenami rynkowymi.
2. Wyniki mają charakter informacyjny i poglądowy. Serwis nie świadczy doradztwa podatkowego, księgowego ani inwestycyjnego, a analizy nie zastępują ksiąg rachunkowych ani rozliczeń z urzędami.
3. Część opisów w Serwisie generuje model językowy (AI) — komentarz AI jest oznaczony i sprawdzany z danymi, ale pozostaje komentarzem. Obliczenia i agregacje wykonujemy według stałych, powtarzalnych reguł, nie modelem. Przy skanach i nietypowych dokumentach dane wejściowe (kwoty, pozycje) może jednak odczytać model — takie odczyty przechodzą bramki kontrolne (zgodność sum i NIP-ów) i można je porównać z podglądem oryginalnego dokumentu w Serwisie.

§2a. Uzgodnienia cen z dostawcami i konto dostawcy

1. Serwis pozwala Klientowi (w tym paragrafie: „Kupującemu”) uzgodnić z dostawcą ceny netto wybranych towarów. Kupujący przygotowuje propozycję — listę pozycji z cenami, okresem obowiązywania i warunkami — i wysyła ją dostawcy przez Serwis, a dostawca ją zatwierdza albo odrzuca. Zmianę cen może później zaproponować każda ze stron. Zasady uzgadniania (m.in. zmiana nie działa wstecz, a brak odpowiedzi nie oznacza zgody) są częścią każdej propozycji i każdego dokumentu; ich treść ma numer wersji.
2. Konto dostawcy. Dostawca bez konta w Serwisie dostaje zaproszenie na adres e-mail wskazany przez Kupującego i może założyć bezpłatne konto dostawcy dla firmy o NIP-ie z zaproszenia. Konto dostawcy jest odmianą planu bezpłatnego (§1 ust. 3, §4 ust. 1) ograniczoną do uzgodnień cen: nie wczytuje faktur i nie wymaga poświadczenia KSeF ani płatności. Dostawca, który ma już konto w Serwisie, przyjmuje zaproszenie tym kontem. Z konta dostawcy można w każdej chwili przejść na pełne konto — w planie bezpłatnym albo płatnym (§4) — bez nowej rejestracji; uzgodnienia zostają.
3. Strony i forma. Uzgodnienie cen dotyczy wyłącznie Kupującego i dostawcy. Usługodawca nie jest jego stroną, nie pośredniczy w sprzedaży i nie odpowiada za treść propozycji ani za wykonanie uzgodnień — dostarcza narzędzie i przechowuje zapis. Zatwierdzenie składa zalogowany użytkownik w imieniu swojej firmy, w formie dokumentowej; Serwis zapisuje, kto, kiedy i którą wersję zatwierdził. Zatwierdzenie w Serwisie nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Każda ze stron odpowiada za to, by w jej imieniu działały osoby do tego uprawnione.
4. Dokument. Po zatwierdzeniu przez drugą stronę wersja dostaje numer, a Serwis składa jeden dokument „Potwierdzenie uzgodnionych cen” (PDF), ten sam dla obu stron — dostępny w Serwisie i wysyłany jako załącznik na adresy e-mail obu kont. Zatwierdzonych wersji nie zmieniamy; każda zmiana cen to nowa wersja z nowym numerem.
5. Kto co widzi. Propozycje, ceny i dokumenty danej relacji widzą wyłącznie jej dwie strony — inni klienci Serwisu, także inni kupujący tego samego dostawcy, ich nie widzą. Druga strona relacji widzi nazwę, NIP i adres firmy oraz adres e-mail osoby, która złożyła, zatwierdziła albo odrzuciła propozycję; Kupujący widzi też, które konto przyjęło zaproszenie. Zaproszenia i powiadomienia e-mail nie zawierają cen — ceny są w Serwisie i w dokumencie z ust. 4.
6. Po zakończeniu umowy o konto jednej ze stron dokumenty i historia relacji zostają drugiej stronie jako jej dokumentacja — to wyjątek od §9 ust. 3. Strona, która zakończyła umowę, traci do nich dostęp, a nierozstrzygnięte propozycje wycofujemy. Relację, w której nie zostaje żadna strona z kontem (np. gdy zaproszenia nikt nie przyjął), usuwamy w całości w terminie z §9 ust. 3.

§3. Bezpieczeństwo danych i poświadczenia KSeF

1. Poświadczenie KSeF — token albo certyfikat — przechowujemy zaszyfrowane kluczem trzymanym poza bazą. Przyjmujemy wyłącznie poświadczenia do odczytu i sprawdzamy to przy wgrywaniu: poświadczenie pozwalające wystawiać faktury w Państwa imieniu odrzucamy. Certyfikat KSeF zawiera klucz prywatny, więc jest poświadczeniem mocniejszym niż token: token unieważniają Państwo w panelu KSeF jednym kliknięciem, a certyfikat obowiązuje do końca swojej ważności. Razem z nim przechowujemy — również zaszyfrowane — hasło do pliku, bo pobieranie faktur działa w nocy, bez Państwa udziału. Nie zapisujemy go w logach i nie wyświetlamy. Token z uprawnieniem odczytu nie pozwala niczego wystawić w Państwa imieniu.
2. Token mogą Państwo w każdej chwili unieważnić w Aplikacji Podatnika KSeF — dostęp Serwisu wygasa natychmiast.
3. Dane każdej firmy trzymamy w fizycznie osobnym pliku bazy, niedostępnym dla innych klientów. Wspólny między klientami jest wyłącznie katalog produktów (nazwy, kody, marki) — bez cen i bez danych transakcji.
4. Dostępy do danych firmy odnotowujemy w rejestrze zdarzeń.

§4. Płatności i sposób wyliczania stawki

1. Plan bezpłatny. Założenie konta i korzystanie z Serwisu w zakresie 50 pozycji z faktur jest bezpłatne i bezterminowe. Nie pobieramy danych karty. Po osiągnięciu limitu wstrzymujemy wczytywanie kolejnych pozycji; dane już wczytane pozostają dostępne.
2. Miesiąc startowy. Pierwszy płatny okres kosztuje 299 zł netto niezależnie od wielkości firmy. Znosi limit pozycji i otwiera pełen zakres funkcji.
3. Stawka od drugiego okresu. Kolejne okresy rozliczamy według dwóch progów zależnych od wielkości zakupów towarowych Użytkownika:
   • koszty do 1,2 mln zł rocznie — 349 zł netto/mies.;
   • koszty powyżej 1,2 mln zł rocznie — 499 zł netto/mies. (stawka stała, bez wyceny indywidualnej).
   Zakres funkcji jest w obu progach identyczny — próg wpływa wyłącznie na cenę.
4. Co zawiera abonament. W każdym okresie rozliczeniowym abonament obejmuje 50 badań rynku i 100 wysłanych zapytań ofertowych. Jednym badaniem rynku jest jedno uruchomione przez Państwa porównanie cen — niezależnie od liczby pozycji objętych tym badaniem; jednym zapytaniem ofertowym — jedna wiadomość wysłana do jednego adresata. Liczymy wyłącznie działania uruchomione przez Państwa; automatyczne nocne przeliczenia nie zużywają pakietu. Licznik zeruje się z początkiem każdego okresu, a jego bieżący stan widać w zakładce Abonament. Pozostałe funkcje Serwisu (wczytywanie faktur, analizy, raporty, historia cen) nie są limitowane — z jednym zastrzeżeniem: automatyczny odczyt trudnych dokumentów ma własny limit opisany w ust. 12.
5. Pakiet bez limitów. Użytkownik, któremu pakiet podstawowy nie wystarcza, może dokupić pakiet bez limitów za 99 zł netto na bieżący okres abonamentu. Zdejmuje on oba powyższe limity (badań rynku i zapytań ofertowych), nie przedłuża samego abonamentu i nie znosi limitu odczytu trudnych dokumentów z ust. 12.
6. Podstawa wyliczenia. Podstawą jest suma wartości netto pozycji zaklasyfikowanych jako towar na fakturach zakupowych wczytanych do konta Użytkownika, z datą wystawienia z ostatnich 12 miesięcy. Do podstawy nie wliczamy pozycji oznaczonych jako paliwo, leasing, usługi i opłaty — Serwis ich nie analizuje, więc nie podnoszą one ceny. Podział pozycji na kategorie widać w Serwisie, a sumę, z której liczymy stawkę, pokazujemy na ekranie Abonamentu — mogą ją Państwo sprawdzić przed każdą płatnością.
7. Krótsza historia. Gdy dane w Serwisie obejmują mniej niż 12 miesięcy, sumę przeliczamy na pełny rok według wzoru: suma pozycji towarowych ÷ liczba miesięcy z danymi × 12. Miesiąc bez żadnej faktury nie jest liczony do dzielnika. Przy historii pełnych 12 miesięcy przelicznik nie ma zastosowania — podstawą jest zwykła suma. Zasada ta wyrównuje sytuację firm, które dopiero zaczynają wczytywać dokumenty; działa w obie strony i przy krótkiej, sezonowo nietypowej historii może zawyżyć lub zaniżyć stawkę, dlatego przeliczamy ją ponownie przy każdej kolejnej płatności.
8. Moment ustalenia stawki. Stawkę ustalamy w dniu dokonywania płatności, na podstawie danych obecnych wtedy na koncie. Kwotę do zapłaty — netto oraz pełną kwotę brutto z podatkiem VAT — prezentujemy w Serwisie przed potwierdzeniem zamówienia. W trakcie opłaconego okresu stawka nie ulega zmianie, nawet jeśli Użytkownik wczyta w tym czasie dodatkowe faktury.
9. Zmiana progu w górę i w dół. Wzrost zakupów oznacza wyższą stawkę przy następnej płatności, a ich spadek — niższą. Nie stosujemy zasady, zgodnie z którą raz osiągnięty próg pozostawałby stały.
10. Okres rozliczeniowy i brak automatycznego odnawiania. Opłata obejmuje 31 dni liczonych od dnia złożenia zamówienia. Jeżeli w dniu zamówienia trwa jeszcze wcześniej opłacony okres, nowy okres biegnie od jego zakończenia; jeżeli zaś płatność zaksięguje się później niż w dniu zamówienia, początek okresu przesuwamy na dzień zaksięgowania. Opłacone dni nigdy nie przepadają. Abonament nie odnawia się automatycznie i nie pobieramy cyklicznych obciążeń — każdy kolejny okres Użytkownik zamawia sam. Brak płatności oznacza powrót do planu bezpłatnego, bez utraty wczytanych danych.
11. Podatki i faktury. Wszystkie kwoty w Serwisie podajemy w wartościach netto; doliczamy podatek VAT w stawce 23%. Faktury wystawiamy na dane firmy podane przy rejestracji, zgodnie z obowiązującymi przepisami — w tym jako faktury ustrukturyzowane w KSeF, gdy obowiązek ten ma do nas zastosowanie. Na adres e-mail konta wysyłamy fakturę albo jej wizualizację; dokument jest też zawsze do pobrania w zakładce Abonament. Akceptując regulamin, wyrażają Państwo zgodę na otrzymywanie faktur, ich duplikatów i korekt drogą elektroniczną.
12. Automatyczny odczyt trudnych dokumentów. Faktury, których nie da się rozpisać na pozycje regułami (skany, nietypowe układy tabel), czytamy dodatkowo modelem językowym — bez żadnej dodatkowej opłaty po Państwa stronie. W abonamencie mieści się 20 zł naszego kosztu takiego odczytu na firmę w miesiącu kalendarzowym — to z naszego doświadczenia zwykle kilka tysięcy dokumentów, choć ich liczba zależy od długości i jakości skanów, więc nie jest gwarantowana. Koszt liczymy z liczby przetworzonych tokenów po bieżącej stawce naszego dostawcy modeli, a stan licznika (ile z limitu zużyto) pokazujemy w Serwisie, zanim odczyt się zatrzyma. Po przekroczeniu tego progu do końca miesiąca kalendarzowego takie faktury wchodzą kwotą zbiorczą (bez rozpisania na pozycje); pozostałe funkcje Serwisu działają bez zmian, a licznik zeruje się pierwszego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego. Potrzeby większe niż ten próg ustalamy indywidualnie — wystarczy napisać na kontakt@kosztomat.com.pl.
13. Zmiany cennika. Progi lub stawki zmieniamy wyłącznie z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, podatków lub opłat publicznych, istotnej zmiany kosztów infrastruktury lub usług podwykonawców albo zmiany zakresu funkcji Serwisu. O zmianie informujemy z 30-dniowym wyprzedzeniem na adres e-mail konta — ten termin ma pierwszeństwo przed ogólnym terminem zmian regulaminu z §10. Zmiana nie dotyczy okresu już opłaconego, a do dnia jej wejścia w życie mogą Państwo wypowiedzieć umowę bez żadnych kosztów. Aktualny cennik prezentujemy na stronie głównej Serwisu.

§5. Obowiązki Użytkownika

1. Z Serwisu wolno korzystać wyłącznie zgodnie z prawem i z jego przeznaczeniem opisanym w §2. Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym — w tym wgrywanie plików, które nie są dokumentami Państwa firmy albo naruszają prawa osób trzecich.
2. Dane podane przy rejestracji muszą być zgodne ze stanem faktycznym; o ich zmianie (np. adresu e-mail lub danych do faktury) prosimy nas niezwłocznie poinformować lub zaktualizować je w Ustawieniach.
3. Hasło do konta należy chronić przed osobami spoza firmy. Za działania osób, którym Użytkownik dobrowolnie udostępnił dane logowania, odpowiada na zasadach ogólnych. Podejrzenie przejęcia konta prosimy zgłaszać niezwłocznie — hasło można w każdej chwili zmienić w zakładce Bezpieczeństwo, a poświadczenie KSeF usunąć w Ustawieniach — token dodatkowo unieważnić w panelu KSeF (§3).
4. Zakazane są działania zakłócające pracę Serwisu: próby dostępu do danych innych klientów, obchodzenie zabezpieczeń oraz celowe generowanie nadmiernego obciążenia.
5. Serwis — jego kod, układ, teksty i elementy graficzne — należy do Usługodawcy. Zakazane jest ich kopiowanie, dekompilacja i odtwarzanie kodu źródłowego, poza przypadkami dozwolonymi bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa autorskiego.

§6. Odpowiedzialność

1. Serwis świadczymy zgodnie z opisem funkcji i ograniczeń w tym regulaminie. Dokładamy starań, by dane były kompletne i spójne (rozbieżności jawnie raportujemy w Serwisie), ale nie gwarantujemy nieprzerwanej dostępności ani osiągnięcia określonego wyniku handlowego — analizy mają charakter informacyjny (§2). Prace serwisowe prowadzimy w miarę możliwości w godzinach nocnych; o planowanej przerwie dłuższej niż godzinę informujemy wcześniej w Serwisie lub e-mailem. Nie ogranicza to odpowiedzialności za zgodność usługi z umową.
2. Wobec Klientów niebędących przedsiębiorcami na prawach konsumenta odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu umowy jest ograniczona do wysokości opłat zapłaconych za ostatnie 12 miesięcy, a w zakresie planu bezpłatnego obejmuje wyłącznie szkody wyrządzone umyślnie. Nie odpowiadamy za decyzje handlowe podjęte na podstawie analiz.
3. Ograniczenia nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie.
4. Wobec Klienta będącego przedsiębiorcą na prawach konsumenta (§1 ust. 4) postanowienia tego paragrafu stosuje się wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy — w tym przepisy o umowach o dostarczanie treści i usług cyfrowych; postanowienia, które wobec takiego Klienta stanowiłyby klauzule niedozwolone, nie wiążą go.

§7. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

1. Dla danych konta (e-mail, NIP, nazwa firmy) administratorem jest Usługodawca. Przetwarzamy je w celu świadczenia usługi i rozliczeń, przez czas trwania umowy. Szczegóły opisuje Polityka prywatności.
2. Faktury Państwa firmy zawierają dane kontrahentów (w tym osób fizycznych prowadzących działalność). Dla tych danych administratorem pozostają Państwo, a Usługodawca przetwarza je w Państwa imieniu jako podmiot przetwarzający (powierzenie, art. 28 RODO). Przetwarzanie obejmuje: pobieranie danych z KSeF lub z wgranych plików, utrwalanie, odczyt i ekstrakcję (także modelem AI, §4 ust. 12), klasyfikowanie, analizowanie i agregowanie, przechowywanie wraz z kopiami zapasowymi, udostępnianie wyników Państwu oraz usuwanie — w celu opisanym w §2. Czas trwania powierzenia: czas obowiązywania umowy o konto (§1 ust. 3). Przetwarzamy te dane wyłącznie na Państwa udokumentowane polecenie — stanowi je niniejszy regulamin oraz działania wykonywane przez Państwa w Serwisie — chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na nas prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie; wtedy informujemy Państwa o tym przed przetwarzaniem, o ile prawo tego nie zabrania. Jeżeli uznamy, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych, niezwłocznie o tym poinformujemy.
3. Rodzaje danych i kategorie osób. Powierzenie obejmuje dane widniejące na fakturach zakupowych: nazwy (w tym imiona i nazwiska osób prowadzących działalność), adresy, NIP-y, numery rachunków bankowych, adresy e-mail i numery telefonów, podpisy na skanach, nazwy towarów i usług, kwoty i daty transakcji — oraz inne dane identyfikacyjne, kontaktowe i transakcyjne występujące w przekazanych dokumentach. Powierzenie obejmuje też dane kontaktowe adresatów Państwa zapytań ofertowych i zaproszeń do uzgodnienia cen (§2a), treść tych wiadomości i konfigurację Państwa skrzynki pocztowej. Kategorie osób: kontrahenci Klienta, ich pracownicy i pełnomocnicy, adresaci zapytań i zaproszeń oraz inne osoby wskazane w dokumentach. Prosimy nie wgrywać dokumentów z danymi szczególnych kategorii (np. o zdrowiu) — Serwis ich nie potrzebuje; wgrane przypadkowo usuwamy na Państwa żądanie.
4. Nasze obowiązki. Do danych mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne opisane w §3 i w Polityce prywatności (art. 32 RODO). Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne nam informacje, pomagamy Państwu odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą, oraz wywiązywać się z obowiązków z art. 32–36 RODO. Naruszenie ochrony powierzonych danych zgłaszamy Państwu bez zbędnej zwłoki od uzyskania o nim wiedzy — w miarę możliwości w ciągu 24 godzin — podając, na ile to już ustalone, charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz wpisów, możliwe konsekwencje i podjęte środki zaradcze. Pierwsze zgłoszenie może być wstępne; brakujące informacje uzupełniamy niezwłocznie, tak aby zdążyli Państwo z własnym zgłoszeniem w terminie 72 godzin z art. 33 RODO.
5. Kontrola. Na żądanie udostępniamy informacje niezbędne do wykazania, że spełniamy obowiązki z art. 28 RODO. Mogą Państwo przeprowadzić audyt przetwarzania — po uzgodnieniu terminu, z co najmniej 14-dniowym uprzedzeniem, w godzinach pracy. Uprzedzenie nie jest wymagane, gdy audyt jest konieczny z powodu naruszenia ochrony danych albo żądania organu nadzorczego.
6. Podpowierzenie. Korzystamy z następujących dalszych podmiotów przetwarzających — wszystkie działają w Unii Europejskiej:
   • OVH (OVH SAS / OVH Sp. z o.o.) — serwery, na których działa Serwis;
   • OVHcloud AI Endpoints (usługa OVH SAS) — modele językowe do odczytu trudnych dokumentów (§4 ust. 12) i generowania komentarzy; dostawca deklaruje, że nie trenuje modeli na przesyłanych danych;
   • Amazon Web Services (SES, region UE) — wysyłka poczty systemowej.
   Na każdy z tych podmiotów nakładamy te same obowiązki ochrony danych, które wynikają z niniejszego powierzenia (art. 28 ust. 4 RODO), i odpowiadamy wobec Państwa za ich działania jak za własne. O zamiarze zmiany tej listy poinformujemy na adres e-mail konta z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem; w razie sprzeciwu mogą Państwo wypowiedzieć umowę przed wejściem zmiany w życie. Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy i nie udostępniamy ich podmiotom trzecim, poza przypadkami wymaganymi prawem. Operator płatności (PayU S.A., §8 ust. 6) jest odrębnym administratorem danych płatności, a KSeF — źródłem faktur, z którym łączymy się Państwa tokenem.
7. Po rozwiązaniu umowy o konto — zgodnie z Państwa wyborem — zwracamy powierzone dane (eksport w powszechnie używanym, maszynowym formacie) albo je usuwamy na zasadach §9; przed usunięciem przypominamy e-mailem o możliwości eksportu. Brak dyspozycji oznacza usunięcie w terminie z §9. Eksportu można zażądać także w każdej chwili w czasie trwania umowy.
8. Zgłoszenia dotyczące danych: kontakt@kosztomat.com.pl.

§8. Realizacja usługi, odstąpienie i reklamacje

1. Czas realizacji. Plan bezpłatny uruchamiamy od razu po założeniu konta. Funkcje płatne uruchamiają się automatycznie po zaksięgowaniu płatności — zwykle w ciągu kilku minut, najpóźniej w następnym dniu roboczym. Nie ma wysyłki fizycznej, więc nie ma kosztów ani terminów dostawy.
2. Parametry techniczne. Potrzebne są: aktualna wersja typowej przeglądarki internetowej z włączoną obsługą JavaScript i niezbędnych cookies, połączenie z internetem oraz aktywny adres e-mail; nie instalują Państwo żadnego oprogramowania. Pełne wykorzystanie funkcji wymaga poświadczenia KSeF (tokenu albo certyfikatu) z uprawnieniem odczytu albo wgrania plików faktur (XML lub PDF). Typowe zagrożenia korzystania z usług elektronicznych to próby wyłudzenia hasła lub poświadczenia KSeF (tokenu albo certyfikatu) i przejęcia konta — nigdy nie prosimy o przesłanie tokenu ani hasła e-mailem; zalecamy włączenie logowania dwuetapowego w zakładce Bezpieczeństwo.
3. Okres rozliczeniowy i wypowiedzenie. Abonament wykupują Państwo na 31 dni. Nie odnawia się sam — kolejny okres opłacają Państwo świadomie, więc rezygnacja polega po prostu na niezapłaceniu; dostęp trwa do końca opłaconego okresu.
4. Prawo odstąpienia. Klientowi, który nie jest przedsiębiorcą na prawach konsumenta, ustawowe prawo odstąpienia nie przysługuje. Jeżeli jednak należą Państwo do tej kategorii (§1 ust. 4), mogą Państwo odstąpić od każdej z umów opisanych w §1 ust. 3 — o plan bezpłatny, o dany płatny okres albo o pakiet bez limitów — w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny. Wystarczy oświadczenie e-mailem na kontakt@kosztomat.com.pl — mogą Państwo skorzystać z wzoru w załączniku do tego regulaminu albo ze wzoru z załącznika nr 2 do ustawy o prawach konsumenta, ale żaden z nich nie jest obowiązkowy. Zamawiając płatny dostęp, żądają Państwo rozpoczęcia świadczenia usługi od razu, przed upływem terminu odstąpienia — to żądanie odnotowujemy w rejestrze zdarzeń konta. Jeżeli po takim żądaniu odstąpią Państwo od umowy, możemy zatrzymać opłatę proporcjonalną do świadczenia spełnionego do chwili odstąpienia — pod warunkiem, że przekazaliśmy Państwu wymagane informacje o tym prawie. U nas obowiązuje jednak zasada korzystniejsza i dotyczy każdego Klienta, niezależnie od uprawnień ustawowych: jeśli w ciągu 14 dni od zaksięgowania pierwszej płatności uznają Państwo, że usługa nie spełnia Państwa oczekiwań, zwracamy całą kwotę pierwszego płatnego okresu — wystarczy napisać na kontakt@kosztomat.com.pl. Zwrot wykonujemy tą samą drogą, którą wpłynęła płatność, w ciągu 14 dni od zgłoszenia.
5. Reklamacje. Zgłoszenia przyjmujemy pod adresem kontakt@kosztomat.com.pl lub pisemnie: Robert Spyra IT, ul. Wojciecha Sapety 40, 41-407 Imielin. W zgłoszeniu prosimy podać NIP firmy i opis problemu. Odpowiadamy w ciągu 14 dni od otrzymania zgłoszenia; wobec przedsiębiorcy na prawach konsumenta brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji. Wobec przedsiębiorcy na prawach konsumenta odpowiadamy za zgodność usługi cyfrowej z umową na zasadach ustawy o prawach konsumenta — niezależnie od naszej winy: mogą Państwo żądać doprowadzenia usługi do zgodności z umową, a w przypadkach wskazanych w ustawie — obniżenia ceny albo odstąpienia od umowy. Niezależnie od tego każdemu Klientowi za przerwę w działaniu usługi z przyczyn leżących po naszej stronie obniżamy opłatę proporcjonalnie do czasu przerwy albo przedłużamy okres abonamentu. Informacje o polubownych sposobach rozwiązywania sporów: polubowne.uokik.gov.pl; o udziale w konkretnym postępowaniu decydujemy indywidualnie.
6. Płatności. Obsługuje je PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS 0000274399, NIP 7792308495 — krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez Komisję Nadzoru Finansowego. Formy płatności: BLIK, szybkie przelewy i karty płatnicze. Ceny w cenniku podajemy w złotych, w kwotach netto; do każdej doliczamy podatek VAT 23%. Po zaksięgowaniu wpłaty wystawiamy fakturę VAT i wysyłamy ją na adres e-mail konta.
7. Ograniczenia. Usługę świadczymy dla firm zarejestrowanych w Polsce i rozliczających się w złotych, które pobierają faktury z KSeF albo wgrywają pliki faktur w formatach opisanych w §2.

§9. Rozwiązanie umowy

1. Umowę o konto mogą Państwo wypowiedzieć w każdej chwili — wystarczy oświadczenie e-mailem. Umowa o płatny okres wygasa sama z jego upływem i nie odnawia się. Jeżeli w chwili wypowiedzenia trwa opłacony okres, konto zamykamy — zgodnie z Państwa wyborem — od razu albo z końcem tego okresu.
2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę o konto z ważnych przyczyn — takich jak zakończenie świadczenia usługi, utrata prawnej lub technicznej możliwości jej świadczenia albo istotne zagrożenie bezpieczeństwa — z 30-dniowym uprzedzeniem; jeżeli wypowiedzenie obejmuje opłacony okres, zwracamy proporcjonalną część opłaty za czas niewykorzystany. Ze skutkiem natychmiastowym możemy rozwiązać umowę przy rażącym naruszeniu regulaminu (w szczególności obowiązków z §5, np. przy próbie dostępu do cudzych danych) — przy czym, jeżeli charakter naruszenia na to pozwala, najpierw wzywamy do jego zaniechania w wyznaczonym terminie. Rozwiązanie umowy nie odbiera prawa do eksportu danych (§7).
3. Po zakończeniu umowy o konto usuwamy z systemów aktywnych wszystkie dane Państwa firmy — plik bazy z fakturami i pozycjami, konto, zaszyfrowane poświadczenie KSeF (token albo certyfikat wraz z hasłem do pliku), konfigurację poczty, historię zdarzeń konta — niezwłocznie, najpóźniej w 7 dni od zakończenia, i potwierdzamy to e-mailem. Nie dotyczy to danych, które musimy zachować na podstawie przepisów: wystawionych przez nas faktur i danych rozliczeń (przepisy podatkowe), dowodu zawarcia umowy (do upływu przedawnienia roszczeń) oraz ograniczonych infrastrukturalnych dzienników bezpieczeństwa (adresy IP i czasy żądań, do 12 miesięcy) — okresy opisuje Polityka prywatności. Nie dotyczy też dokumentów i historii uzgodnień cen, które zostają drugiej stronie relacji (§2a ust. 6).
4. Izolowane kopie zapasowe są nadpisywane w zwykłym cyklu: kopie na serwerze po 14 dniach, kopie poza serwerownią najpóźniej po 90 dniach. Do tego czasu służą wyłącznie odtworzeniu po awarii i nie są używane w żaden inny sposób, a gdyby odtworzenie przywróciło usunięte dane — dyspozycję usunięcia wykonujemy ponownie. Wspólna baza hurtowni i produktów nie zawiera żadnych danych Państwa firmy, więc nie ma z niej czego usuwać.

§10. Zmiany regulaminu i postanowienia końcowe

1. O zmianie regulaminu poinformujemy e-mailem na adres konta (a dodatkowo w Serwisie) z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem — przy zmianach cennika z 30-dniowym (§4 ust. 13) — wskazując zakres i przyczynę zmiany; wersje są numerowane datą. Nowa wersja wymaga jawnej akceptacji w Serwisie — bez niej korzystanie z aplikacji nie jest możliwe. Jeżeli nie akceptują Państwo zmiany, mogą Państwo wypowiedzieć umowę; gdy dzieje się to w trakcie opłaconego okresu, zwracamy proporcjonalną część opłaty za czas od odmowy do końca okresu.
2. Prawem właściwym jest prawo polskie; sądem właściwym — sąd miejscowo właściwy dla głównego miejsca wykonywania działalności Usługodawcy. Spory z Klientem będącym przedsiębiorcą na prawach konsumenta (§1 ust. 4) rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych Kodeksu postępowania cywilnego.
3. Jeżeli pojedyncze postanowienie okaże się nieważne, pozostałe pozostają w mocy.

Załącznik — wzór oświadczenia o odstąpieniu od umowy

Dla przedsiębiorców na prawach konsumenta (§1 ust. 4, §8 ust. 4). Skorzystanie ze wzoru nie jest obowiązkowe — wystarczy wysłać wypełnione oświadczenie e-mailem na kontakt@kosztomat.com.pl albo pocztą na adres z §1.

Wróć do rejestracji