Poradnik · Ceny zakupu · 16 września 2026 · 8 min czytania

Jak sprawdzić, czy dostawca po cichu podniósł ceny

Metoda na 15 minut w arkuszu i automat: jak porównać cenę tej samej pozycji na kolejnych fakturach, odróżnić rynek od dostawcy i policzyć koszt roczny.

Są dwa rodzaje podwyżek. Jawna przychodzi mailem: „od 1 marca nowy cennik, w załączeniu". Cicha przychodzi na fakturze: ta sama pozycja, ten sam dostawca, inna cena — bez słowa. Cicha jest częstsza, bo działa: mało kto porównuje kolejne faktury pozycja po pozycji, a księgowość sprawdza sumę i VAT, nie cenę zaworu.

Poniżej dwie metody. Pierwsza wymaga arkusza i kwadransa na dostawcę. Druga wymaga narzędzia, które robi to codziennie.

Metoda na 15 minut: arkusz

1. Wyciągnąć pozycje faktur, nie faktury. Z KSeF (pliki XML — każdy wiersz FaWiersz to jedna pozycja), z programu księgowego (eksport pozycji dokumentów zakupu) albo z PDF-ów, jeśli innej drogi nie ma. Potrzebne kolumny: dostawca (NIP), data, numer faktury, nazwa lub kod towaru, jednostka, ilość, wartość netto.
2. Policzyć cenę po rabacie. Nowa kolumna: wartość netto ÷ ilość. Nie brać ceny jednostkowej z faktury wprost — gdy rabat siedzi w osobnym polu, cena katalogowa nie jest ceną, którą firma płaci.
3. Filtr po dostawcy, sortowanie po kodzie towaru i dacie. Kod, jeśli jest. Jeśli nie ma — nazwa, ale wtedy trzeba przejrzeć wzrokiem, czy „Rura Cu 15×1" i „RURA MIEDZIANA 15" to nie ta sama rzecz w dwóch wierszach.
4. Dla każdej pozycji: ostatnia cena kontra mediana wcześniejszych. Mediana, nie średnia — jedna pomyłka w cenniku nie powinna przesuwać punktu odniesienia. Różnica w procentach do osobnej kolumny.
5. Próg uwagi: powyżej 3 % i powtarzalnie. Jedna faktura o 24 % drożej to skok — do wyjaśnienia od razu. Cztery faktury po 1–2 % to pełzanie — razem robi 19 % i nikt tego nie zauważył.

Trzy pułapki, które psują porównanie

• Jednostka. Obejma po 1,92 zł za sztukę i po 192 zł za opakowanie 100 sztuk to ta sama cena. Porównywać tylko w tej samej jednostce; gdy dostawca zmienił jednostkę, przeliczyć na sztukę.
• Rabat w osobnym polu. Cena katalogowa bez zmian, rabat z 20 % spadł do 10 % — na fakturze nic nie „podrożało", a firma płaci 12,5 % więcej. Dlatego liczy się wartość ÷ ilość.
• Korekta wsteczna. Faktura korygująca z lipca poprawia cenę z czerwca. Zanim alarm o skoku pójdzie do dostawcy, sprawdzić, czy korekta już nie przyszła.

Rynek czy dostawca?

Zanim ktoś napisze do dostawcy, warto wiedzieć, jak wypadnie rozmowa. Trzy sprawdzenia, od najszybszego:

• Drugi dostawca tego samego towaru. Jeśli firma kupuje tę samą markę w dwóch hurtowniach, historia jednej jest wzorcem dla drugiej.
• Cenniki i sklepy internetowe hurtowni. Ta sama marka, ten sam typ. Trzy hurtownie z zaworem po 17,30–18,90 zł to argument w rozmowie z tą, która liczy 21,90.
• Indeks surowca. Miedź, stal, aluminium, tworzywa, paliwo — gdy surowiec drożeje, drożeją wszyscy. Gdy surowiec stoi, a jeden dostawca podnosi — to decyzja dostawcy albo pomyłka w cenniku.

Co zrobić z wynikiem

Metoda automatyczna

Narzędzie do kontroli cen robi te same kroki, ale na wszystkich dostawcach i pozycjach naraz, co noc, na fakturach, które właśnie przyszły do KSeF. Kod i nazwa są dopasowywane między fakturami, jednostki sprowadzane do wspólnej, rabaty wliczone, korekty dopasowane do faktur pierwotnych. Wynikiem nie jest tabela, tylko lista spraw: co podrożało, o ile, ile to kosztuje rocznie, na której fakturze — z gotowym listem do dostawcy. Tak działa Kosztomat; przykład z trzema sprawami stoi na stronie głównej, pełna aplikacja na danych przykładowych — w demo.