Poradnik · Wzory pism · 16 września 2026 · 6 min czytania

Zawyżona cena na fakturze — jak poprosić o korektę (wzór)

Co sprawdzić przed napisaniem do dostawcy, jak policzyć kwotę korekty i gotowy wzór prośby o fakturę korygującą z numerami faktur, ilością i różnicą ceny.

Jedna faktura z inną ceną niż faktury obok to najczęściej nie polityka dostawcy, tylko pomyłka: ręcznie wpisana cena, stary cennik w systemie, rabat, który nie „zaskoczył". Dostawcy zwykle korygują — pod warunkiem, że dostaną konkretne liczby, a nie „wydaje nam się, że drogo".

Zanim powstanie pismo — cztery sprawdzenia

1. Ta sama pozycja i ta sama jednostka. Ten sam kod towaru (indeks, GTIN) albo dokładnie ta sama nazwa; metr kontra sztuka, sztuka kontra opakowanie — to nie jest ta sama cena.
2. Rabat i wolumen. Czy cena zależy od ilości (próg rabatowy)? Czy na fakturze pierwotnej rabat siedział w osobnym polu, a na tej go nie ma?
3. Zapowiedź podwyżki. Czy dostawca przysłał nowy cennik z datą? Jeśli tak, to nie pomyłka — to inna rozmowa (o ofertach konkurencji).
4. Korekta już w drodze? Sprawdzić w KSeF, czy do tej faktury nie przyszła już faktura korygująca.

Jak policzyć kwotę

Różnica ceny razy ilość z zawyżonej faktury:

„Cena zwykła" to cena z sąsiednich faktur tego samego dostawcy — najlepiej wskazać je numerami. Argument „u konkurencji taniej" jest osobnym argumentem; do korekty służy własna historia zakupów.

Wzór prośby o korektę

Temat: Prośba o korektę faktury [NUMER] — [nazwa towaru]

Dzień dobry,

na fakturze [NUMER] z [DATA] pozycja „[NAZWA TOWARU, KOD]" została
policzona po [CENA ZAWYŻONA] zł/[jm] netto ([ILOŚĆ] [jm]).
Na fakturach [NUMER 1] z [DATA 1] i [NUMER 2] z [DATA 2] ta sama pozycja
kosztuje [CENA ZWYKŁA] zł/[jm] netto.

Proszę o wystawienie faktury korygującej do [NUMER] na różnicę:
([CENA ZAWYŻONA] − [CENA ZWYKŁA]) zł × [ILOŚĆ] [jm]
= [KWOTA NETTO] zł netto ([KWOTA BRUTTO] zł brutto).

Jeśli zmiana ceny była zamierzona, proszę o informację, od kiedy obowiązuje
nowy cennik i jakie są jego warunki.

Pozdrawiam,
[IMIĘ I NAZWISKO]
[FIRMA], NIP [NIP]

Co sprawia, że to działa: numery faktur (dostawca sprawdza w swoim systemie w minutę), działanie z kwotą (nie musi liczyć sam), pytanie na końcu, które zostawia mu wyjście — pomyłka albo nowy cennik, obie odpowiedzi są dla firmy cenne.

Skąd bierze się korekta

Pomyłkę w cenie poprawia sprzedawca fakturą korygującą — tak przewiduje ustawa o VAT (faktura korygująca wystawiana m.in. wtedy, gdy stwierdzono pomyłkę w cenie lub w innej pozycji faktury). Nabywca nie poprawi kwoty żadnym własnym dokumentem; może tylko poprosić i mieć na to dowód. W KSeF faktura korygująca wskazuje numer KSeF faktury pierwotnej, więc po jej wpłynięciu historia ceny wraca na właściwą wartość sama.

Gdy dostawca odmawia

• Poprosić o pisemne uzasadnienie i datę wejścia nowej ceny — „taki jest cennik" bez daty to nie uzasadnienie.
• Sprawdzić umowę lub warunki handlowe: czy zmiana ceny wymaga uprzedzenia, z jakim wyprzedzeniem.
• Zapytać dwie–trzy inne hurtownie o tę samą pozycję (wzór zapytania) i wrócić do rozmowy z ofertami w ręku. Przy pozycji za 1 680 zł rocznie różnicy to zwykle wystarcza.

Jak to wygląda z narzędziem

Kosztomat pisze taki list sam: bierze numery sąsiednich faktur z historii ceny, liczy różnicę i podstawia dane firmy. Do wysłania zostaje jedno kliknięcie — z Państwa skrzynki, więc odpowiedź dostawcy wraca tam, gdzie zawsze. Przykład takiej sprawy stoi na stronie głównej: rura miedziana, 1 200 zł, trzy faktury.