Poradnik · Wzory pism · 16 września 2026 · 6 min czytania

Zapytanie ofertowe do hurtowni, na które ktoś odpowie (wzór)

Jak napisać zapytanie o cenę, żeby hurtownia odpowiedziała ofertą: ilości, warunki, termin. Wzór do skopiowania i błędy, przez które nikt nie odpisuje.

Hurtownie dostają dziesiątki maili dziennie. „Proszę o cennik" ląduje na końcu kolejki albo w koszu, bo nie da się na to odpowiedzieć bez trzech pytań zwrotnych. Zapytanie, na które przychodzi konkretna oferta, wygląda inaczej: handlowiec czyta je i od razu wie, co, ile, jak często i dla kogo.

Co musi być w zapytaniu

• Dokładna pozycja. Nazwa z parametrami: średnica, typ, materiał, długość, marka — albo „marka X lub równoważny". „Zawór kulowy" to dziesięć różnych cen; „zawór kulowy 3/4" GW/GW z dźwignią, mosiądz, PN25" to jedna.
• Ilość jednorazowa i roczna. „40 sztuk miesięcznie, około 480 rocznie" mówi handlowcowi, w którym progu rabatowym firma ląduje. Bez tego dostanie cenę detaliczną.
• Warunki, które mają znaczenie: odbiór własny czy dostawa (dokąd), oczekiwany termin płatności, częstotliwość zamówień.
• Termin odpowiedzi. Konkretna data. Zapytanie bez terminu nie ma priorytetu.
• Dane firmy z NIP-em. Hurtownie sprawdzają, z kim rozmawiają, zanim dadzą warunki hurtowe. Zapytanie z prywatnej skrzynki bez danych firmy dostaje cennik dla wszystkich.

Wzór zapytania

Temat: Zapytanie ofertowe — [grupa towarów], stała współpraca

Dzień dobry,

prowadzę firmę [branża, np. instalacyjną] i kupuję regularnie:
– [NAZWA POZYCJI Z PARAMETRAMI, marka lub „lub równoważny"]
  — ok. [ILOŚĆ] [jm] miesięcznie ([ILOŚĆ ROCZNA] [jm] rocznie)
– [DRUGA POZYCJA] — ok. [ILOŚĆ] [jm] miesięcznie

Interesują mnie ceny netto, dostępność i termin dostawy do [MIEJSCOWOŚĆ]
(albo: odbiór własny w [MIEJSCOWOŚĆ]).
Proszę o ofertę do [DATA].
Jakie są warunki handlowe przy stałej współpracy (rabat, termin płatności)?

Dane do faktury:
[FIRMA], NIP [NIP], [ADRES]

Pozdrawiam,
[IMIĘ I NAZWISKO], [TELEFON]

Do ilu hurtowni i jak wybrać

Trzy–cztery z regionu (dostawa lub odbiór w dzień) i jedna ogólnopolska z wysyłką — jako punkt odniesienia. Te same pozycje, w tej samej kolejności, w tym samym dniu. Wtedy odpowiedzi da się położyć obok siebie bez przeliczania.

Jak porównać odpowiedzi

Dane przykładowe. Cztery rzeczy do sprawdzenia, zanim wygra najniższa liczba: jednostka (sztuka czy opakowanie), rabat już wliczony czy „do uzgodnienia", koszt dostawy przy typowym zamówieniu, termin płatności — 30 dni u droższego bywa warte więcej niż 5 % u tańszego.

Błędy, przez które nikt nie odpisuje

• brak ilości — handlowiec nie wie, o jaki próg pytać;
• dwadzieścia pozycji w jednym mailu — odpowiedź wymaga godziny, więc nie przychodzi; lepiej pięć najważniejszych;
• „proszę o najniższą cenę" zamiast warunków — nikt nie negocjuje sam ze sobą;
• brak terminu i brak danych firmy;
• zapytanie wysłane tylko do obecnego dostawcy — bez punktu odniesienia nie ma rozmowy.

Skąd wziąć ilości i pozycje bez liczenia

Najlepsze zapytanie powstaje z własnych faktur: pozycje, które firma naprawdę kupuje, w ilościach, które naprawdę zużywa. Kosztomat składa je z historii zakupów — nazwa, marka, roczne zużycie z faktur — i wysyła z Państwa skrzynki do hurtowni, które mają tę markę w okolicy; odpowiedzi wracają na Państwa pocztę. Przykład takiej sprawy stoi na stronie głównej: zawór kulowy, +19 % od lutego, trzy hurtownie taniej.